Le système informatique le mieux adapté aux professions juridiques
La construction d'un portail intranet ou extranet est un processus fastidieux, sujet à de nombreux tâtonnements. Cependant, un portail n'a pas besoin d'être complexe pour être efficace. La plupart des entreprises recherchent un résultat rapide pour faire accepter une plate-forme universelle, quitte à la rendre plus complexe ultérieurement. Le Portail PensEra est une boîte à outils comprenant tous les modules dont une firme juridique peut avoir besoin pour centraliser l'information et anticiper la croissance future. Le Portail PensEra donne un accès immédiat à l'information dynamique de sources multiples, ce qui accroît la productivité de vos avocats et de leur personnel de soutien. Bâtie sur la plate-forme PensEra et Microsoft, notre suite fournit un accès instantané à l'information permettant de mieux utiliser vos ressources humaines et matérielles. Cet outil vous permettra de faire plus avec moins et de proposer une meilleure qualité de service à vos clients.
Le Portail PensEra s'appuie sur une infrastructure robuste et compatible, reposant sur les meilleures technologies MicrosoftMC pour une intégration sans failles dans votre environnement actuel. La couche de fondation assure l'uniformité de la présentation, de la navigation, de la recherche, de la classification et de la personnalisation de l'information. Celle-ci peut être classée par bureau, par rôle ou par personne. Le portail est conçu pour communiquer avec une infinité de sources de contenus, tant internes qu'externes.
Le Portail PensEra fournit tous les outils qui permettront à votre cabinet d'obtenir des résultats rapides : identification et localisation des utilisateurs, accès à votre bibliothèque et à votre groupe de recherche, gestion des salles de réunion, renseignements financiers sur vos clients, analyse du rendement. Dans la plupart des cas, nous pourrons vous monter un portail pleinement fonctionnel en moins de 90 jours.
Modules de base du Portail PensEra :
Intelligence Financière - Chaque portail doit pouvoir fournir au moins une base de données importante pour la conduite des affaires et la capacité concurrentielle de l'entreprise. Dans la plupart des cabinets juridiques, ce sont les renseignements financiers sur les clients, la cause et les avocats qui constituent l'information la plus critique. Ce module donne un accès rapide à de l'information personnalisée sur les causes et leur déroulement : travaux en cours, comptes à recevoir, historique de facturation, comptes en fiducie, historique des paiements, adresse, etc. Sur le plan de la productivité des avocats, les renseignements essentiels sont le nombre d'heures travaillées, le nombre d'heures facturables, les honoraires, les paiements reçus, le calendrier des heures, les objectifs, etc. L'information ciblée que fournit ce module valorise l'activité des personnes autant que celle du cabinet.
Profil Personnel - Ce module est une base de données des profils personnels et des conditions de sécurité pour l'accès au portail. Il permet au cabinet de gérer l'accès à l'information clé d'après l'établissement, le rôle, la position organisationnelle et le niveau d'autorisation de l'usager. Un répertoire simple et complet facilite l'accès aux personnes sur la base de caractéristiques comme le nom, le titre, les initiales ou l'assistant. Le gestionnaire de groupes permet d'identifier les gens d'après leur relation organisationnelle : département, titre, appartenance à un comité, etc. Le répertoire propose des fonctions de recherche rapide et avancée pour répondre à tous les besoins.
Gestionnaire des salles de conférence - La gestion des salles de conférence est une tâche complexe et fastidieuse. Ce module maintient un tableau quotidien de l'utilisation des salles de réunion : heures réservées, détails de la réunion, caractéristiques de la salle (disposition, capacité, équipement). Les réservations à intervalle régulier et la planification simultanée de ressources permettent de prévoir les services nécessaires : traiteur, audiovisuel, informatique ou autre. En résumé, ce module permet une meilleure coordination de l'utilisation des locaux et des équipements avec moins d'interventions humaines et de coûts.
ReachOUT - La collecte d'information de divers membres d'un cabinet juridique est un problème de taille. Ce module interactif de collecte de l'information et des connaissances est à la fois puissant et convivial pour inviter à la participation et simplifier la saisie d'information. Il est accessible à tout le personnel et évite la surcharge du courrier électronique. Il peut aussi servir à organiser et à gérer des événements, à conduire des études, à recueillir des connaissances, à traiter les formulaires d'information, à coordonner les évaluations, à partager les renseignements commerciaux, et plus encore. En créant une base de données structurée des réponses et des résultats, le module facilite l'analyse, le traitement et l'organisation de l'information au sein du cabinet. Il est aussi efficace pour collecter l'information des clients ou pour organiser des événements externes.
Bibliothèque - Ce module PensEra est le point de présence de vos bibliothécaires sur l'intranet. Il permet aux avocats d'accéder à toutes les ressources disponibles pour aider leurs clients et pour prendre connaissance de l'information et des ressources. À l'inverse, il permet au bibliothécaire d'accéder en un seul point à tout le personnel et à toutes les ressources du cabinet.
Page d'accueil - La page d'accueil du portail est le premier écran par lequel tout le monde passe chaque jour. C'est donc le lieu idéal pour diffuser de l'information importante et son aspect conditionne la perception que les utilisateurs auront du système. Page d'accueil facilite la mise à jour de la page d'accueil et son rafraîchissement aussi fréquent que vous le désirez. La structure éprouvée du portail est conservée, mais vous pouvez à volonté modifier ou ajouter des textes, des images et des couleurs pour répondre aux besoins des utilisateurs de votre intranet.
WebPlate - Un portail d'information dynamique est un organisme vivant qui évolue et grandit constamment. Par ce module, vos informaticiens pourront bâtir des menus et donner accès à de nouveaux modules et pages d'information dans le cadre de la structure sécuritaire du portail. Il facilite l'ajout de nouveaux domaines à votre intranet même à partir de zéro, et la diffusion d'information avec la même sécurité que le reste du portail.
Centre administratif - L'efficacité d'un portail repose sur un entretien et un soutien attentifs. Le module Centre administratif contient tous les outils dont vos informaticiens ont besoin pour maintenir et gérer le portail. C'est par son intermédiaire que l'administrateur de votre intranet crée et gère les utilisateurs, les classes, les préférences, la sécurité, les bases de données, etc. Ces fonctions évoluées font toute la différence entre le portail PensEra et des intranets rudimentaires.
PensEra propose également divers modules et services spécialisés pour bâtir la fondation de votre portail et pour améliorer la productivité et le partage des connaissances au sein de votre cabinet :
- Stratégie des précédents
Chaque entreprise gère ses précédents d'une manière qui lui est propre. Il n'est donc pas possible de créer un module standard couvrant la culture et les processus spécifiques d'un cabinet particulier. Cependant, PensEra dispose d'outils et de processus adaptables à votre manière de traiter les documents. Globalement, cela vous permettra de créer des processus plus naturels, mieux adaptés à vos habitudes et d'améliorer votre marge bénéficiaire en réutilisant et en combinant vos actifs intellectuels.
- Espaces sur mesure
Vous avez souvent besoin de créer des zones de collaboration ad hoc pour des équipes, des projets, des groupes temporaires ou des échanges de connaissances. Ce module vous permet de le faire sur l'intranet et d'améliorer la productivité et l'efficacité de vos équipes juridiques.
- Copie de travail
PensEra a conçu un outil évolué d'annotation qui facilite la collaboration sur des documents juridiques complexes. Il protège l'original, fournit une plate-forme logicielle commune et donne un contrôle maximal à l'initiateur de l'activité.
- Portails Privés
Avec ce module, vos avocats et leur personnel de soutien pourront étendre leur champ d'action en dehors du cabinet ou du service, en créant des « espaces de coopération » pour la réutilisation de ressources et l'amélioration des relations avocat-client. Les « portails privés » peuvent être ajoutés à la fondation du Portail PensEra, ou déployés séparément pour favoriser les relations extérieures et créer des liens plus étroits avec les clients.
- TimeKMMC
La manière la plus simple et la plus efficace pour les avocats de saisir leur temps facturable et d'entrer des connaissances diverses. Accessible à partir d'un navigateur, TimeKM permet non seulement de récupérer des heures facturables, mais il simplifie aussi la saisie des notes. Celles-ci alimentent la base de connaissances de votre cabinet. Voir les détails.
- SoloConnect
Cette fonction s'adresse aux avocats qui voyagent ou travaillent souvent en dehors du bureau. SoloConnect est un accès mobile simplifié permettant d'entrer de l'information à partir d'un appareil mobile, comme un assistant personnel (PalmMC, BlackberryMC), un téléphone cellulaire, un ordinateur portable ou autre. SoloConnect est un outil de productivité qui permet de valoriser le temps passé hors du bureau.
