TimeKM, temps et savoir.
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Vous cherchez à vous simplifier la vie ? Vous voudriez aussi renforcer votre position face à la concurrence ?

PensEra vous propose les deux!


La manière la plus simple et la plus efficace pour les avocats d'enregistrer leurs temps et leurs connaissances à partager.

Saisie simple et rapide du temps facturable
Partager et valoriser vos connaissances
Démonstration du fonctionnement de TimeKM™
Fonctions supplémentaires de TimeKM™
TimeKM Mobile pour BlackBerry™
Fiche technique

Simplifiez la saisie de vos heures facturables Retour au début

Comme tous les avocats, vous passez une bonne partie de votre journée à enregistrer des heures et des activités. Et comme la plupart d'entre eux, vous trouvez cette tâche fastidieuse et routinière. Quelques-uns d'entre vous griffonnent des notes sur une feuille et demandent à leur secrétaire de faire l'entrée dans le système de facturation. Les plus courageux se mettent au clavier et accomplissent eux-mêmes cette tâche sans gloire. Nous avons une meilleure solution à vous proposer!

Après une étude très poussée des méthodes de travail des avocats, PensEra a créé un système de saisie simplifié, basé sur un navigateur Web. Ce système est conçu pour s'intégrer naturellement dans le processus de travail du professionnel. Ceux qui utilisent TimeKM™ en sont enchantés, car il permet d'enregistrer tout le temps facturable avec une précision accrue, pour un effort minime. Vous apprécierez aussi les fonctions de productivité suivantes :

  • Bloc-notes : pour prendre instantanément des notes pendant que les activités sont encore fraîches dans votre esprit.
  • Ajustement immédiat : permet d'augmenter ou de diminuer d'un simple clic les temps à facturer au client.
  • Coup d'oeil : consultez votre liste de clients pour un choix rapide, ou pour consulter immédiatement un client ou un dossier.
  • Activités du jour : consultez la liste de toutes vos entrées de temps pour la journée si vous devez la réviser avant d'envoyer vos heures au système de facturation.
  • Calendrier mensuel : indique vos heures facturables, enregistrées pour chaque jour du mois.
  • Transfert en une seule étape simple de votre temps au système de facturation.
  • Accès unique : chaque utilisateur autorisé du réseau est reconnu et n'a plus besoin de répéter la procédure de connexion.
  • Vérification automatique du temps : tous les avocats qui utilisent le système sont informés des jours pour lesquels il manque du temps.
  • Accessible de partout : l'accès se fait par navigateur, de votre bureau, de votre domicile ou en voyage.
  • Deux méthodes de saisie : selon vos préférences, bloc-notes rapide ou feuille de temps traditionnelle.
  • Espace de collaboration : les avocats et leurs assistants peuvent enregistrer, réviser et soumettre des temps de la manière qu'ils considèrent la plus efficace.

Et pour ceux qui sont souvent sur la route, PensEra SoloConnect vous permet d'entrer vos activités sur votre cellulaire, votre assistant personnel (PDA), Blackberry™ ou tout autre appareil mobile, et de transférer le tout dans TimeKM™ en une seule étape. Rien à installer sur votre PDA, rien à apprendre!

« J'ai récupéré mon investissement dès les premières journées d'utilisation. Je le recommande, sans hésitation, à tous ceux qui vendent du temps!!!»
- Pierre Lessard, Marchand Melançon Forget

Partager et valoriser vos connaissances  Retour au début

Le principal actif de votre cabinet est la compétence et l'expertise de ses avocats. La beauté de cette profession est que, jour après jour, l'avocat acquiert une connaissance unique, faite d'information, d'imagination et d'expérience. Plus un avocat peut utiliser ses connaissances et le capital intellectuel accumulé par d'autres, plus il est productif et efficace. Toutes les firmes juridiques aimeraient pouvoir puiser dans cette mine de connaissances, mais bien peu y parviennent.

La principale difficulté est d'amener les avocats à saisir l'information de valeur au moment opportun, c'est-à-dire à l'instant où l'information est claire à l'esprit, juste après l'action, et non après coup. Pour être efficace, l'acquisition et la réutilisation des connaissances doivent faire partie intégrante du processus de travail quotidien de chaque avocat.

Canaliser l'information au cours du processus de travail
PensEra a créé une nouvelle génération d'outils de gestion des connaissances conçus pour les professionnels « qui n'ont jamais le temps ». Nos études ont clairement démontré que c'est au moment où l'avocat pense à son client, à sa cause, à ses affaires, à sa pratique et aux textes de loi, c'est-à-dire pendant ou après une étape de travail, qu'il doit enregistrer son temps. L'endroit naturel pour entrer les connaissances acquises est donc l'écran de saisie des heures que chaque avocat consulte plusieurs fois par jour. C'est la raison pour laquelle nous avons combiné ces deux fonctions vitales en une unique étape.

TimeKM™ propose un processus simplifié de saisie simultanée du temps et de certaines connaissances. L'avocat est incité à enregistrer des « notes d'information » qui seront automatiquement attachées à l'entrée de temps facturable contenant déjà la plupart des données d'identification (avocat, heure, date, client, etc.). L'avocat entre sous forme de note toute l'information qui lui vient à l'esprit. Des catégories définies par l'utilisateur facilitent le classement de l'information aussi bien pour l'avocat que pour le cabinet. TimeKM™ peut améliorer sensiblement la contribution des avocats à votre base de connaissances car il s'intègre dans leur processus de travail, améliore directement leur pratique et bénéficie à l'ensemble du personnel de la firme. Grâce à TimeKM™, chaque avocat peut aujourd'hui saisir et consulter facilement une gamme d'informations de référence.

  • Savoir-faire - Expertise et conseils pratiques permettant de gagner du temps
  • Savoir qui - Détails et activités pour de meilleures relations avec les clients
  • Savoir quoi - Notes permettant une gestion plus efficace des dossiers
  • Occasions d'affaires
  • Intervenants - Profils des juges, médiateurs, témoins experts, etc.
  • Notes personnelles - Toutes les autres choses que l'avocat estime importantes
Vous remarquerez qu'il ne s'agit pas d'une étape distincte. L'avocat entre l'information qui lui vient à l'esprit. Des catégories générales permettent une classification plus ou moins fine de ces connaissances.

Accès à la base de connaissances
Les avocats peuvent rechercher et utiliser à leur guise le contenu de la base de connaissances TimeKM™ soit de l'intérieur du système, soit sous la forme d'une source d'information exportée vers une base de données. La contribution de tous à cette base de connaissances permettra à chaque avocat, au cabinet et ses clients de bénéficier au maximum de l'expérience et du talent combiné de tous. Les avocats de la firme peuvent consulter directement les avis des experts internes. Le résultat : un meilleur service aux clients, une entreprise plus concurrentielle, des revenus supplémentaires.

Case d'entrée :
Le concept simple du « bloc-notes » crée une interaction intuitive que les autres systèmes de saisie du temps et des connaisances ne peuvent pas susciter. Pour en savoir plus sur TimeKM™, visitez notre site www.pensera.com ou appelez directement au 1-800-620-8881.

« Nous étions de nature sceptique quant au remplacement d'un procédé traditionnellement manuel, mais quand nos avocats et notre personnel ont constaté comment TimeKM simplifie le suivi du temps, et réduit le travail en double, la solution fut évidente et la décision facile. »
- Associé Directeur, Mendelsohn

Démonstration de TimeKM™ Retour au début

Trois étapes simples pour la saisie du temps

  1. Choisissez le dossier.
    Vous sélectionnez une entrée sur votre liste personnelle des causes et projets en cours.

  2. Ajustez votre temps.
    En cliquant sur la flèche d'ajustement à la hausse ou à la baisse du temps enregistré - c'est simple et rapide!

  3. Spécifiez votre activité et enregistrez.
    Choisissez une brève description sur votre liste personnelle, ou entrez-en une nouvelle, puis cliquez sur le bouton d'enregistrement.

Trois étapes simples pour l'entrée d'une note

  1. Choisissez la catégorie d'information.
    Cliquez sur un thème sur la liste déroulante.

  2. Choisissez votre activité.
    Cliquez sur une activité ou une catégorie de la liste générale de la firme.

  3. Tapez votre note et enregistrez.
    Des occasions d'affaires aux détails d'une cause et aux conseils de pratique, vous pouvez entrer à volonté des connaissances, des impressions et des expériences qui vous seront utiles et qui pourront l'être aussi à vos collègues et à tous les clients de la firme. Ce processus est simplifié à l'extrême avec TimeKM™.

TimeKM™ facilite l'enregistrement du temps et la saisie des connaissances essentielles.

Fonctions exclusives de TimeKM™ Retour au début

Saisie du temps et enregistrement des connaissances en un même écran.

TimeKM™ est un système de saisie du temps et d'enregistrement des connaissances par l'avocat lui-même. Accessible par un navigateur standard, il simplifie votre travail et vous permet de réutiliser rapidement les renseignements. Un même écran pour saisir le temps, les détails de la cause, les conseils pratiques, les détails de la procédure, etc. Aucune autre solution n'offre une telle facilité.

  • Accès et profil personnalisés pour une connexion rapide et un contrôle d'accès individuel.
  • Fonction importation/exportation standard permettant à TimeKM™ de coopérer avec la plupart des systèmes comptables utilisés dans le domaine juridique, et de créer des fichiers standard de temps facturables.
  • Conception multilingue pour vous permettre de choisir la langue de l'interface. La langue choisie par le client du fichier est également applicable à l'entrée de données.
  • Accès par navigateur standard, permettant à tout utilisateur de disposer de l'ensemble des fonctions de TimeKM™ à partir d'un simple navigateur Web. Autrement dit, il n'y a aucun nouveau logiciel à charger ou à mettre à niveau sur votre système.
  • Mise en oeuvre immédiate permettant à tout utilisateur qui sait se servir d'un navigateur standard de commencer à enregistrer ses activités, ses idées et ses informations clés.
  • Configuration souple permettant d'installer TimeKM™ n'importe où et d'y accéder soit directement, soit par un intranet.
  • Technologie robuste et éprouvée, orientée vers la croissance de votre équipe.
  • Information confidentielle protégée. Toute l'information recueillie par TimeKM™ reste confidentielle à l'intérieur de votre cabinet.
  • Compatibilité par le respect des protocoles logiciels et matériels standard de l'industrie. TimeKM™ s'intègre sans failles à votre stratégie informatique.

Un système simple, économique et rapidement amorti
TimeKM™ est sans doute le meilleur investissement qu'un cabinet d'avocats puisse faire. Avec un coût d'achat représentant moins d'une heure facturable par utilisateur, TimeKM™ s'amortit en un rien de temps et commence immédiatement à vous faire récupérer des heures facturables, sans parler de la valeur inestimable des connaissances que chaque membre de votre cabinet peut accumuler. Avez-vous les moyens d'attendre plus longtemps pour l'installer ?

TimeKM Mobile pour BlackBerry™ Retour au début

TimeKM Mobile pour BlackBerry™ est un module puissant de TimeKM™ conçu spécialement pour les avocats et autres professionnels qui sont souvent sur la route. (Renseignements supplémentaires...)

Fiche technique Retour au début

Configuration matérielle du serveur Web (suggérée)

  • Pentium III 933MHz
  • Carte Ethernet
  • 128 Mo de mémoire vive (RAM)
Configuration logicielle du serveur Web
  • Microsoft Windows 2000 Server
    • Microsoft Windows IIS
    • Microsoft Windows Media Services
  • Microsoft SQL 7.0 Enterprise Manager
  • Microsoft CDO for Exchange Objects (seulement avec l'option TimeKM™ SoloConnect)
Serveur SQL
  • Microsoft Windows NT Server ou Windows 2000 Server
  • Microsoft SQL Server 7.0
Poste client TimeKM™
  • Windows (n'importe quelle version)
  • Microsoft Internet Explorer (version 4.0 ou plus récente)

Pour obtenir des détails sur TimeKM™ ou pour demander une démonstration, contactez-nous aujourd'hui.


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