PensEra annonce TimeKMMC, la manière la plus simple pour les avocats de saisir leurs temps facturables et leurs connaissances
Montréal - 24 octobre 2001 Technologies de la connaissance PensEra Inc. annonce le lancement de TimeKMMC, un système de suivi du temps et de gestion des connaissances spécifiquement conçu pour les professions juridiques. Accessible avec un simple navigateur, il permet à l'avocat d'enregistrer son temps dans le cours de ses activités quotidiennes pour ne plus oublier de facturer ses heures.
Dans le même écran, l'avocat peut simultanément entrer des notes sur la cause, des conseils pour la pratique, des impressions, des occasions d'affaires et autres « notes d'information » pendant que les idées sont encore fraîches à son esprit. L'accumulation de ces informations crée une base de connaissances qui peut servir de référence ou de guide pour d'autres procédures, pour l'avocat lui-même ou pour d'autres employés de la firme.
La fonction « notes d'information » de TimeKM a été conçue sur mesure pour s'adapter à la mentalité et à la manière de travailler des avocats. « Quand nous avons étudié la façon dont les avocats enregistrent leur temps, nous avons découvert que très peu avaient la patience de remplir 7 à 10 champs d'information, explique Peter Zver, président de PensEra. Tous nous ont confié qu'ils préféraient prendre rapidement des notes, pendant que les détails sont présents à l'esprit, et passer à autre chose. Par la suite, l'avocat peut revenir sur ses notes, les réviser et ajuster le temps avant de le soumettre à la comptabilité. Nous avons donc conçu TimeKM sur ce modèle, et nous l'avons complété avec une fenêtre permettant de profiter du moment pour inscrire des notes d'information. »
En trois clics de souris dans un navigateur, l'avocat peut résumer une décision ou une activité. L'espace de travail collaboratif de TimeKM permet aux professionnels de partager l'accès à ses dossiers avec un assistant. Les deux peuvent alors ajouter, réviser ou compléter les entrées de temps en fonction de leur collaboration. La clé du succès de TimeKM est la rapidité et la simplicité de l'opération. Les tests initiaux ont montré que même des usagers peu familiers avec l'ordinateur s'adaptent rapidement à cette méthode d'entrée qui permet de récupérer des heures facturables. De plus, TimeKM fournit des fichiers compatibles avec la plupart des systèmes de saisie de temps et de facturation en usage dans les cabinets d'avocats.
« Dans une firme juridique, le plus grand obstacle à la gestion de la connaissance est l'absence d'une méthode efficace pour recueillir l'expérience et les connaissances que l'avocat conserve dans sa mémoire, " explique Dan Felean, directeur des relations d'affaires de PensEra. " Les avocats ne sont pas opposés à aider leurs confrères, mais ils ne veulent pas perdre de temps à formuler leurs conseils au détriment d'un horaire chargé. Pour éviter cet obstacle, TimeKM leur permet de le faire dans le cadre de leurs activités quotidiennes, au moment où les détails sont encore frais à l'esprit, à la fin de l'activité correspondante. C'est la manière la plus efficace de nourrir une base de connaissances collective. »
En simplifiant et en accélérant la saisie de l'expérience, des faits et des impressions de l'avocat qui vient de travailler sur une cause, TimeKM devient un moyen efficace d'accumuler des connaissances au sein du cabinet. Chaque avocat bénéficie de ses propres notes, mais ces dernières peuvent aussi être utiles à ses collègues et à d'autres catégories de personnel. La base de connaissances TimeKM est organisée de façon à faciliter les recherches et les références à l'intérieur du système, mais elle peut aussi être exportée vers des entrepôts de données centralisés recueillant les différentes catégories d'information de la firme.
« La réponse des avocats a été extrêmement positive, » poursuit Dan Felean. « Les avocats ont rapidement réalisé les avantages pratiques de TimeKM sur les autres systèmes, que ce soit pour la saisie du temps ou pour l'entrée de notes. Ils étaient d'accord sur le principe, mais il leur manquait une manière simple et rapide de saisir leurs temps et leurs connaissances. TimeKM a remédié à cette lacune. »
TimeKM est basé sur un navigateur standard, Microsoft Internet Explorer (version 4.0 ou plus récente). De plus, le programme peut être connecté à tout intranet, ce qui valorise le portail d'information de l'entreprise. Le serveur TimeKM nécessite Windows 2000, IIS et SQL de Windows pour la gestion des données.
Avec l'option SoloConnect de PensEra, les avocats peuvent saisir leurs temps et leurs notes d'information sur un simple appareil mobile (PalmMC), BlackberryMC ou autre assistant personnel, sans avoir à installer un logiciel distinct.
Profil de Technologies de la connaissance PensEra
Technologies de la connaissance PensEra (www.pensera.com) est une entreprise de génie logiciel spécialisée dans les technologies de type intranet et extranet, y compris les portails et les outils d'acquisition de la connaissance, spécifiquement dans le domaine juridique. La clientèle de PensEra est constituée de nombreux cabinets d'avocats et de services juridiques d'entreprise en Amérique du Nord.
© 2001 Technologies de la connaissance PensEra
